Interne audit ISO 9001 uitbesteden?

Interne Audit

Waarom zou u interne ISO 9001 audits uitbesteden? 
Er zijn voordelen te behalen bij interne auditing binnen de organisatie door derden. Voorkom irritatie bij werknemers en leidinggevenden tijdens deze beoordeling. De audit door auditoren die van buiten de organisatie komen levert meer verbeteringsmogelijkheden van resultaten.
Het stellen van de juiste vragen tijdens de interviews en professionele rapportage van de toetsing van het managementsysteem is van groot belang.  Interne audits door externe onderzoekers verlopen vaak tegen lagere kosten.

 7 belangrijkste voordelen Interne ISO 9001 audits uitbesteden:

  1. Voorkomen van frustratie.  Interne audits frustreren de werknemers en leidinggevenden en geeft ergernis bij de geauditteerden binnen de organisatie doordat zowel het management, als het personeel in de uitvoering, het nut van de beoordeling tijdens dit onderzoek niet inzien;
  2. Werknemers die in het onderzoek worden betrokken raken bovendien geïrriteerd omdat ze deze controles door collega's zien als een negatieve beoordeling van hun eigen manier van werken en hun kennis van zaken. Bij interne ISO 9001 audits door derden voorkomt u dit.
  3. verbeteren van resultaten door het stellen van de juiste vragen aan werknemers en leidinggevenden en een professionele rapportage tegen lagere kosten
  4. Meer resultaten voor verbetering bij audits. Wanneer de interne audit wordt uitbesteed zorgt dit voor aanpassingen en verbeteringen die het werken vaak eenvoudiger maken en het risico op incidenten en afwijkingen verminderen; 
  5. Geen gedoe met checklists of standaard audit-vragenlijsten. Interne auditoren krijgen vaak een lijst met vragen als hulpmiddel die gebruikt kan worden en waar na de contole van elk punt op de lijst een vinkje op deze controlelijst wordt gezet. Deze afvinklijsten hebben voor de interne audit geen toegevoegde waarde omdat juist onverwachte zaken en onbekende risico's niet in een vragenlijst kunnen worden opgenomen;
  6. Interne auditing moet worden gerapporteerd. Interne audits uitbesteden levert automatisch een schriftelijke rapportage van de audit met in de resultaten die worden gerapporteerd ook aanbevelingen voor verbetering van structuren en processen binnen de organisatie; 
  7. Kosten interne audits worden bij uitbesteding lager. De kosten voor interne audits bestaan uit de interne tijdsbesteding aan voorbereiding en uitvoering. Tijd en geld die niet aan projecten producten of diensten kan worden besteed. 
    Wanneer de interne audit en het onderzoek binnen de organisatie dan ook nog geen resultaten oplevert is het verloren moeite.
  8. De uitgaven voor kosten aan het uitbesteden naar een externe partij van  interne audits ISO-9001, ISO-27001, ISO-14001 zijn lager dan deze interne kosten en leveren vaak verbeteringen in de bedrijfsvoering op.

ISO 9001

ISO 9001 is een norm voor verbetering van processen structuren en werkwijzen binnen een organisatie. Met goed uitgevoerde interne audits en het stellen van de juiste vragen aan werknemers en leidinggevenden worden ook de winstgevendheid en de continuïteit van de organisatie verbeterd.
ISO 9001 is gebaseerd op tevreden klanten.
Klanttevredenheid zorgt voor lagere verkoopkosten en minder faalkosten. Om zowel de klanttevredenheid als de continuïteit van het bedrijf te waarborgen eist ISO 9001 een periodieke interne audit.

Intern

Intern betekent binnen het bedrijf door eigen werknemers of management. Intern kan ook betekenen door een auditor die door het bedrijf ingehuurd is en het eigen management als opdrachtgever heeft. Centraal staat wel dat deze interne of "externe" beoordelaar onafhankelijk is ten opzichte van de te auditen processen. 
De interne audit is de spil van kwaliteitsmanagementsystemen en is het centrale middelpunt bij verbeteringstrajecten.

Auditing

Interne audit is een vorm van onderzoek die gebruikt werd door grote organisaties zoals de overheid, grote ondernemingen en grote instellingen. Deze onderzoeksmethode met een doorlichting en observatie van organisatie en haar processen behoort sinds de invoering van kwaliteitsmanagement tot de normale zaken binnen het bedrijf.
Interne audits, interne auditors en auditrapportages van dit soort toetsen binnen het bedrijf zijn ook in kleinere ondernemingen en eenmanszaken een periodiek gebeuren.

De interne auditing ISO-9001 is een onderzoek, inspectie en controle binnen het eigen bedrijf om inzicht te verkrijgen in de goede werking van de organisatie door te kijken naar de processen. Deze interne toetsing en beoordeling verduidelijkt de gevolgde stappen en levert een oordeel op of de gevolgde werkwijzen op de juiste wijze hebben bijgedragen aan de bedrijfsresultaten.
De interne ISO-9001 audit is ook een controle op het voldoen aan de eisen van de ISO-norm en het werken van medewerkers en management conform de voorschriften en instructies van de eigen organisatie. Interne audits zijn ook een hulpmiddel voor kleine bedrijven ZZP-ers en free-lancers, ook hier is uitbesteding een goed hulpmiddel. Ook hier is het stellen van de juiste vragen aan personeel en leiding cruciaal evenals een professionele rapportage.
Interne audits zijn de start en de basis van het ISO 9001 kwaliteitsmanagement verbeteringsproces.
Interne auditing is onderzoek en test door een objectief onafhankelijk deskundige naar het voldoen aan de eisen van de ISO 9001 kwaliteitsnorm en een toetsing van het werken conform externe wet- en regelgeving (compliance).
De interne auditor kijkt ook naar de processen en de gevolgde werkwijzen en procedures van de eigen organisatie.
Uitbesteding van de interne ISO 9001 audit door de organisatie betekent de uitvoering van het auditproces door derden, deze uitbesteding is het gevolg van een strategische keuze door de leiding van de organisatie om deze onderzoeksactiviteiten uit te besteden aan een dienstverlenende onderneming die gespecialiseerd is in deze werkzaamheden.

Interne audits hebben de volgende onderdelen:

  1. Auditing van compliance. Bij dit onderdeel van de audit wordt gecontroleerd en geverifieerd op de naleving van algemene wet- en regelgeving en het werken conform de normen en regels van de organisatie zelf.
  2. Een ander onderdeel van de interne audit is de controle op de werking van het systeem van verbetering. Dit aspect van de interne audits evalueert de activiteiten en vooruitgang van verbetering volgens de vastgelegde structuur in het managementsysteem. Dit aspect verifieert of de gevolgde methoden resultaten opleveren in de vorm van meer efficiency en minder incidenten.
  3. Het derde element van interne audit is een onafhankelijke en objectieve beoordeling van de operationele processen. Bij deze onafhankelijke deskundige evaluatie wordt geverifieerd of de input en output van processen voldoen aan de eisen. Elke activiteit in de procesketen moet waarde toevoegen en gericht zijn op de gewenste, verwachte en geëiste kenmerken status en kwaliteit van het eindproduct in dit proces.

Resultaten interne audits

De interne audit voor ISO 9001 levert verschillende resultaten op:
  1. Een review en beoordeling van de resultaten en uitkomsten van de gestelde doelen van de organisatie;
  2. Een analyse en rapportage van mogelijke problemen en risico’s in processen zodat mogelijke afwijkingen fouten en gebreken geen calamiteiten of incidenten zullen doen ontstaan;
  3. Een interne audit staat centraal binnen het kwaliteitsmanagementsysteem en de uitvoering levert als onderzoek-resultaten signalen op voor de leidinggevenden en het topmanagement voor verbetering, beheersing en aansturing van de eigen organisatie;
  4. De onderzoeksresultaten van deze interne audit-toetsing en het verzamelen van informatie zijn basiselementen voor de verbeteringsanalyse en managementreview / directiebeoordeling

Uitvoering interne audit ISO 9001 kwaliteitsmanagement

Interne ISO 9001 audits worden uitgevoerd binnen de eigen organisatie en zijn een fundamenteel onderdeel van gecertificeerde managementsystemen. De uitvoering en opvolging van de resultaten van de interne audit staat centraal in de PDCA (Plan Do Check Act) cirkel.
De uitvoering van interne auditing voor ISO 9001 kwaliteitssystemen is de taak van een interne auditor of een intern auditteam in opdracht van de eigen organisatie.

Deze interne audit-controle heeft een insteek voor de toetsing die afhankelijk is van risico's en eventuele afwijkingen binnen de organisatie die bij eerdere onderzoeken inspecties en controles zijn gevonden.
Het intern onderzoek door de interne auditor vindt plaats door middel van vragen (geen standaard vragenlijsten of checklists) tijdens interviews met de medewerkers.

Interne auditing voor de ISO 9001 norm is een verplichte controle of toets van het kwaliteitsmanagementsysteem en verificatie op het voldoen aan de eisen.

De interne audit moet volgens de ISO-normering worden uitgevoerd volgens een 3-jarige cyclus met een rapportage over mogelijkheden voor verbetering van klanttevredenheid binnen de organisatie.
Een interne audit rapportage volgens de ISO 9001 norm is de basis voor efficiënter werken.

Interne auditing en externe audit

Naast de interne auditcyclus binnen het bedrijf, door een intern auditor uit de eigen organisatie, met eigen onderzoek en een toetsing op mogelijkheden voor optimalisering van processen binnen de organisatie zijn er ook nog de externe audits door auditoren van buiten de organisatie. 
Deze externe audit voor ISO 9001 certificering is een onderzoek of controle op het voldoen aan wetgeving ( compliance ) voorschriften en regels van bijvoorbeeld een ISO 9001 norm door een certificatie instelling van buiten het bedrijf. Deze vorm van exterene auditing kan als resultaat een certificaat opleveren.

Interne auditing

Waarom zou u de interne auditing van het kwaliteitssysteem uitbesteden? 

Er zijn veel redenen om de interne auditing van uw kwaliteitssysteem aan een derde partij uit te besteden. 
De twee belangrijkste redenen om de interne audit van uw kwaliteitssysteem aan ISOMANAGEMENT toe te vertrouwen zijn: de frustratie en ergernis binnen de organisatie over het verplichte karakter van de interne audits en de teleurstelling als dit weer niets oplevert en de aan het onderzoek besteedde tijd, tijd die dan verloren is voor nuttiger zaken.
De tweede frustratie over deze vorm van auditing is, dat deze controles in de organisatie overbodig lijken te zijn en weinig tot niets opleveren.

De derde reden voor uitbesteding is dat u na controle door onze auditor met vertrouwen de volgende certificatie-audit tegemoet kunt zien voor verlenging van het ISO certificaat.

Een interne auditor door ons laten opleiden en coachen is ook een mogelijkheid. Een interne auditor heeft helaas te weinig mogelijkheden om voldoende ervaring op te doen.
In plaats van zelf de eigen auditor in dienst van de organisatie op te laten leiden kunt u dan een ervaren vakman inhuren die weet waar en hoe vragen te stellen tijdens interviews en hoe nuttige informatie te vinden.   

Interne audits binnen de organisatie extern uitbesteden?

Mogen interne audits ook uitbesteed worden? Ja, interne audits zijn audits binnen de organisatie in opdracht van een opdrachtgever binnen die eigen organisatie. De auditor mag wel van buiten de organisatie komen.

Dit maakt de weg vrij om intern audit-onderzoek binnen de organisatie uit te besteden aan een externe auditor.
Uitbesteden van interne audits binnen uw bedrijf of onderneming neemt de frustraties weg bij de werknemers en kan veel nieuwe impulsen geven aan verbetering van het functioneren van de organisatie. Een externe auditor kijkt ook weer met een frisse blik naar uw organisatie.

Interne audits managementsystemen

Bij uitbesteding kan de "intern" auditor van ISOMANAGEMENT de interne audit voor de ISO 9001 norm professioneel en op een praktische manier uitvoeren. Bij uitbesteding van de interne audit zorgen we bovendien, indien gewenst, voor de nodige aanpassingen in de procedures zodat u daarna gereed bent voor de ISO-certificatie.

ISOMANAGEMENT verzorgt interne audits voor de managementsystemen:

  • ISO 9001 de meest bekende managementsysteem norm voor kwaliteitsmanagement binnen organisaties van elke grootte
  • ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27001 managementsysteem garandeert veiligheid voor alle soorten interne digitale informatie en de veiligheid en integriteit van gegevens.
  • ISO 14001, de norm voor managementsystemen die zich richten op het verbeteren van prestaties binnen de onderneming op het gebied van milieu en duurzaamheid
  • ISO 45001, de norm voor managementsystemen voor ARBO en optimaliseren van veilig en gezond werken binnen bedrijven.

Deze audit-onderzoeken binnen de onderneming laten uitvoeren door een extern adviseur levert u een nieuwe kijk op, op het functioneren van uw organisatie. De interne auditresultaten in het rapport van een uitbestede interne audit geven nieuwe mogelijkheden tot verbetering zowel bij ISO-9001, ISO-27001, ISO-14001 als ISO-45001 normen.

Interne audits ISO 9001:2015 kwaliteitsmanagementsysteem

interne audits iso 9001

De Interne audit van het ISO 9001:2015 kwaliteitsmanagementsysteem is een systematisch onderzoek dat wordt uitgevoerd naar het goed en betrouwbaar functioneren van het ISO 9001:2015 kwaliteitsmanagementsysteem en van de interne organisatie door een auditor of auditteam in dienst van of in opdracht van die organisatie. 

De interne audit volgens de ISO 9001:2015 norm omvat onderzoek naar:
  1. efficëncy en optimalisatie van de interne organisatie door verbetering van processen;
  2. werken met de Deming-cirkel PDCA (Plan Do Check Act) binnen de onderneming
  3. compliance van het kwaliteitsmanagementsysteem met wet- en regelgeving; en 
  4. volgen van de eigen procedures voorschriften en de regels van de ISO 90012015 norm.
Omdat deze punten een breed spectrum aan mogelijke vragen omvatten wordt soms gezocht naar een complete vragenlijst.

Interne audit checklist

Deze interne audit is geen controle of inspectie via het volgen en afvinken van een checklist.
Deze vorm van interne auditing naar de efficiency van de organisatie vereist inzicht in het functioneren van organisaties en de vaardigheid in het stellen van de juiste vragen en beoordelen van de antwoorden tijdens interviews.
ISOMANAGEMENT adviseurs zijn deskundig en hebben ervaring opgedaan in de praktijk in het stellen van de juiste vragen. De checklist is vervangen door de interviewer die onderzoekt hoe het proces verloopt en alert is op en vraagt naar verbeteringsmogelijkheden.
Begrijpelijk dus dat onze onderzoekers niet uitgaan van  standaard vragenlijsten of checklijsten om even te controleren en begrijpelijk dat een kruisje te zetten niet praktisch is en weinig oplevert. 

Onderzoek ISO 9001 kwaliteitsmanagement binnen de organisatie

Het onderzoek naar het functioneren van kwaliteitsmanagement binnen de organisatie wordt uitgevoerd via de interne audit.
Een interne ISO 9001 kwaliteitsmanagement audit is, anders dan externe audits, een onderzoek en controle binnen de organisatie naar het betrouwbaar functioneren van die organisatie, de processen binnen die organisatie en de bedrijfsresultaten van de organisatie op basis van de bedrijfsdoelstellingen. 
Doel van het onderzoek via de interne audit door een interne auditor is een betrouwbare toetsing en analyse van het kwaliteitsmanagementsysteem.  Het onderzoek geeft antwoord op de vraag: zijn we wel "in control". De onderzoeksrapportage geeft verbeterpunten voor een efficiënte organisatie en is een verificatie van het voldoen door het bedrijf aan de ISO 9001 certificaat norm-eisen

Interne audit iso 9001 norm - betrouwbaar systematisch onderzoek organisatie

Betrouwbaar systematisch onderzoek in de organisatie, uitgevoerd door eigen interne auditoren komen steeds minder vaak voor nu de ISO 9001-norm voorschrijft de kwaliteit van het functioneren van de organisatie te onderzoeken en mogelijke verbeteringen daarin aan het management aan te reiken.
Uitbesteden van dit betrouwbaar systematisch onderzoek van uw volgens de ISO 9001:2015 norm gecertificeerde organisatie aan een onafhankelijke partij geeft nu meer resultaat. Onafhankelijk en ervaren auditors geven meer kans op verbetering van organisatieprocessen en klanttevredenheid: het certificaat krijgt meerwaarde.

Interne auditors (auditteam) 

Interne auditors (of een auditteam) moeten aan een aantal eisen voldoen. De ISO 9001 norm stelt dat interne auditors of auditteams niet hun eigen werk mogen beoordelen. Natuurlijk betekent dat niet dat de organisatie het auditingproces niet zelf kan uitvoeren.
Maar een frisse van een onafhankelijke blik van een externe auditor om naar uw ISO 9001 kwaliteitssysteem, en het management van processen en procedures te kijken levert wel vaak nieuwe inzichten op.

Een interne audit is eigenlijk een inwendig onderzoek om de gezondheid van de organisatie te controleren en een verificatie of de onderneming aan de eisen van de norm voldoet. 
Op de Europese interne markt is externe auditing door een geaccrediteerde partij een must voor commercieel vertrouwen van internationale ondernemingen.

Interne auditoren of auditteams, zijn daarom vaak professionals op hun vakgebied zoals bijvoorbeeld voor de certificatie-standaarden:  ISO 9001 14001 27001 45001.  ISO 9001 kwaliteitsmanagement, ISO 14001 milieuzorg en duurzaamheid, ISO 27001 informatieveiligheid en integriteit vertrouwelijke gegevens of ISO 45001, de vroegere Ohsas 18001, gezond en veilig werken met arbomanagement.

Compliance organisatie met wet- en regelgeving

Met de interne audit wordt ook de compliance gechecked. Compliance is voor een organisatie belangrijk. Een compliance audit is het verifiëren op het naleven van wet- en regelgeving. De ISO normen eisen allemaal compliance van de organisatie ( MKB of grote onderneming). 
Dit voldoen aan de normeisen en de eisen van de wet én de eisen van de organisatie wordt door de interne auditor gechecked, geëvalueerd en gerapporteerd. De compliance-audit is, behalve voor de ISO 9001 certificering norm, ook belangrijk voor de organisatie om risico's te kunnen beheersen.
Grotere organisaties zijn bekend met interne audits, externe audits, interviews, objectieve inspecties en financiële controle op compliance door een accountant. Inspecties en technische controles zijn ook standaard voor veel technische organisaties.
Compliance-audits middels onderzoek, interviews en toetsing door een eigen onafhankelijke bedrijfsauditor van de ISOMANAGEMENT organisatie, is voor veel andere organisaties een nieuw fenomeen.

Onderzoek naar verbetering processen in de organisatie

Interne audit

De interne audit is een onderzoek naar verbetermogelijkheden van het managementsysteem en de processen van de organisatie. Onderzoek naar verbetering herstel of correctie van de processen in de organisatie is de kern van managementsystemen.
Deze mogelijkheden voor optimalisatie van de processen die worden gevonden bij een audit  zijn de start voor nieuwe doelstellingen voor de organisatie.

Rapportage en opvolging bevindingen auditor

De rapportage van de bevindingen van de auditor die de controle heeft uitgevoerd en het functioneren van de organisatie heeft onderzocht worden in een goed leesbaar verslag geregistreerd. 
Dit rapport van het onderzoek met de bevindingen van de auditor geeft de gewenste aanknopingspunten voor opvolging en verbetering van processen en managementsysteem.

De bevindingen in deze verslaggeveing worden door de auditor besproken met het management en resulteren zo in verbeteringsvoorstellen en acties. De opvolging van de rapportage van deze acties worden bewaakt door het management.

Prijsindicatie kosten interne audits uitbesteden / informatie / offerte uitbesteden?

Een prijsindicatie van de kosten of een offerte voor het uitbesteden van interne audits kunt u hieronder aanvragen. U ontvangt binnen enkele uren onze reactie.

Informatie of offerte kosten interne audit uitbesteden aan ISOMANAGEMENT


Bericht van een klant:

Hi Annelies,

Vorige week de externe ISO audit gehad.

We kregen bij de mondelinge uitleg te horen dat hij niets dan lof had voor hoe we  het doen. Na het lezen van jouw intern audit rapport zei hij: ‘ik kan zien dat ze daar weten waar ze mee bezig zijn en weten waar ze het over hebben’.

Dat wilde ik je mee geven op deze mooie maandag morgen 

Als je geïnteresseerd bent, in de bijlage het verslag.... 

Info aanvragen audits uitbesteden